Vocabulários Controlados: uma ferramenta de gestão de acervos

Otávio Balaguer – ACAM Portinari

Um dos pontos críticos da gestão museológica é o Programa de Acervo, ou seja, o conjunto de políticas, ações e normativas específicas para a gestão das coleções de um museu. Além de determinar as táticas de qualificação, controle e recuperação de informações do acervo.

Sem dúvida o primeiro passo para a sistematização do patrimônio salvaguardado pelos museus é a elaboração de um inventário de suas peças, e a inserção de sua constante atualização no horizonte das ações cotidianas. Nesse sentido, pensando na continuidade da qualificação das instituições museais paulistas, a Secretaria de Cultura e Economia Criativa de São Paulo, por meio Sistema Estadual de Museus de São Paulo (SISEM-SP), em parceria com entidades da sociedade paulista e brasileira, traduziu e publicou “Introdução aos Vocabulários Controlados: terminologia para arte, cultura e outras obras culturais”. Mais um passo na solidificação da gestão de acervos.

A versão brasileira de “Introduction to Controlled Vocabularies” pretende promover uma referência técnica internacional em língua portuguesa, a fim de fomentar discussões e boas práticas para instituições de memória e seus profissionais. O foco da obra é guiar o leitor na criação de instrumentos para a sistematização e extroversão de informações sobre o patrimônio cultural. O texto ressurge como uma referência, sobretudo no momento que o mundo vive, no qual são vistos esforços internacionais para acessibilizar conteúdos sobre coleções, que visam a ampliação da comunicação virtual com os diversos públicos dos museus.

O texto de Patricia Harping se dedica aos vocabulários controlados voltados para obras culturais, os quais ela define como “ferramenta de informação que contém palavras e frases padronizadas usadas para se referir a ideias, características físicas, pessoas, lugares, eventos, assuntos e muitos outros conceitos”. Tal metodologia possibilita a categorização, indexação e recuperação de informações. No contexto da era digital, a organização da informação se associa à possibilidade – e necessidade – de disponibilizá-la em bases de dados e plataformas virtuais.

Por isso, o documento aborda de modo amplo o processo de documentação dos objetos e os metadados essenciais para a área, apoiando-se em normas e referências internacionais consolidadas por organizações como a International Organization for Standardization (ISO), dentre outras.

O capítulo 7, especificamente, oferece subsídios para os profissionais elaborarem Vocabulários ou Autoridades, que podem ser Listas Controladas – mais simples e abrangentes – ou Vocabulários Controlados Estruturados – com níveis de complexidade maiores. Esses se configuram como os primeiros passos na complexificação de informações, que podem evoluir para um banco de dados ou outros sistemas. 

Profissionais das instituições de salvaguarda nem sempre contam com informações prévias no processo de catalogação de um objeto, por isso os vocabulários controlados são essenciais, além da atividade de pesquisa e análise estilística de um item, por exemplo. Estes são mecanismos de determinação, extração, aferição e atribuição de informação.

Sem dúvida, o tema é complexo e, para muitos, espinhoso.  A obra convida o leitor a um estudo atento de teoria e técnica apoiadas na ciência da informação.

Boa leitura!

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