Entenda como funciona a validade do Cadastro de Museus e por que é importante acompanhá-la

O Cadastro Estadual de Museus de São Paulo (CEM-SP) é uma ferramenta de políticas públicas que o SISEM-SP estruturou para estabelecer padrões de coleta e análise de dados sobre os museus paulistas. Toda instituição que passou pelo processo cadastral do CEM-SP preencheu um formulário, o Instrumento de Qualificação Cadastral (IQC), que permite que o SISEM-SP verifique o atendimento aos parâmetros cadastrais básicos para concluir o cadastramento.

Mas faria sentido o SISEM-SP coletar e analisar essas informações uma única vez? Museus são instituições dinâmicas que passam por constantes transformações. Algumas modernizam-se diariamente construindo, avaliando e reestruturando processos. Outras passam por momentos de turbulência institucional, precisam de apoio e orientação para qualificar ou retomar suas atividades de forma efetiva.

Com a pandemia de covid-19, vivenciamos muito fortemente um desses contextos que obrigam os museus a passarem por esses processos de transformação e adaptação. Mas estas circunstâncias de mudança se restringem unicamente a episódios específicos ou fazem parte das trajetórias museais?

De uma forma ou de outra, seja por conta de mudanças episódicas sejam por conta da constante evolução dos museus, desde a sua estruturação, em 2017, o CEM-SP prevê que os museus façam renovações periódicas de seus cadastramentos. Com isso, o SISEM-SP consegue acompanhar o desenvolvimento dos museus paulistas, participando ativamente desse processo com orientações direcionadas para o atendimento aos parâmetros cadastrais básicos.

Ao mesmo tempo, por meio do preenchimento periódico dos IQCs, os museus podem identificar as áreas nas quais houve avanço técnico ou administrativo e quais tornaram-se pontos de atenção para o futuro.

Como funcionam as regras de validade no CEM-SP?

O acompanhamento do prazo de validade de cada cadastramento é muito simples: ele passa a valer sempre a partir da data da deliberação do processo cadastral pelo Conselho de Orientação do SISEM-SP. O primeiro cadastramento tem prazo de validade de dois anos. Depois da primeira renovação, as validades aumentam para períodos de cinco em cinco anos.

Por isso é muito importante realizar o acompanhamento da validade dos processos cadastrais do CEM-SP: após o vencimento do prazo, o processo cadastral é caracterizado como “expirado” e o cadastramento fica temporariamente suspenso até a finalização do processo de renovação.

A mesma regra da validade dos processos cadastrais acontece com os museus que forem deferidos no processo cadastral básico e submeterem o Instrumento de Qualificação Cadastral em Níveis. O primeiro processo cadastral em níveis tem validade de dois anos; após a primeira renovação, ela aumenta para cinco anos.

Outra importante característica das validades dos processos cadastrais é que, no caso de uma instituição que tenha participado do CEM-SP Níveis, ela continuará como cadastrada até a expiração do processo cadastral mais recente. Por exemplo: se um museu tiver um processo cadastral básico expirado e processo cadastral de Nível 2 vigente, ele continuará cadastrado até este vencimento.

Como acompanhar o prazo de validade dos processos cadastrais?

É possível acompanhar o vencimento dos processos cadastrais básicos e em níveis de duas formas:

  1. No próprio painel de navegação do usuário responsável pelas informações do museu no CEM-SP:
Imagem de fundo branco que representa parte da Plataforma ADA, exemplificando o painel de controle para acompanhamento da validade do Instrumento de Qualificação Cadastral.
Vista parcial do painel de navegação do usuário da Plataforma ADA.

2. No cabeçalho do IQC que já passou por todas as etapas de cadastramento:

Imagem de fundo branco que representa o cabeçalho do Instrumento de Qualificação Cadastral na Plataforma ADA.
Vista parcial do cabeçalho de um Instrumento de Qualificação Cadastral na Plataforma ADA.

Dicas para manter a validade do cadastro de sua instituição sempre em dia

  1. Insira o prazo de validade em um aplicativo de calendário ou agenda que você utiliza durante o trabalho.
  2. Caso sua instituição participe do CEM-SP Níveis, faça a mesma coisa com o prazo de validade do IQC Níveis.
  3. Não espere o vencimento do cadastramento para submeter um novo IQC. Faça isso com alguns meses de antecedência, para que haja tempo de o SISEM-SP realizar todas as etapas de análise antes da expiração do prazo.