Dados de público e orçamento são ferramentas estratégicas de gestão e políticas públicas

Imagine que você é (caso já não seja) a pessoa responsável por uma instituição museológica e que terá uma reunião com uma organização interessada em investir ou patrocinar um grande projeto. Durante a reunião que firmaria a parceria, os representantes da organização fazem uma série de perguntas no intuito de confirmar que as atividades do museu dialogam com sua cultura organizacional:

Quantas pessoas visitam o museu todos os anos?

Quantas escolas são atendidas por mês?

Qual é o orçamento anual da instituição?

Qual é o custo da folha de pagamento do museu para seu órgão mantenedor?

Quanto é investido na instituição para a realização de exposições, atividades culturais e de salvaguarda e pesquisa do patrimônio que ela deve proteger?

Estas perguntas são alguns exemplos de informações que gestores de museus e dirigentes culturais devem ter “na ponta da língua”. E mais do que para uma oportunidade de parcerias, são importantes também para garantir a transparência e a qualidade da gestão do equipamento.

Museus são instituições culturais de natureza pública e que possuem diversas partes interessadas: do público visitante ao corpo dirigente, de potenciais patrocinadores e parceiros a integrantes do órgão mantenedor. Por isso, reportar dados relevantes a estas partes deve ser uma de suas atribuições.

Da mesma forma, os museus também precisam conhecer suas realidades para estabelecer diretrizes para sua gestão, desenvolvendo planejamentos estratégicos por meio de levantamentos estatísticos e indicadores de desempenho.

O Sistema Estadual de Museus de São Paulo (SISEM-SP) também é uma das partes interessadas nessas informações sobre as instituições paulistas. Afinal, com elas é possível estabelecer parâmetros comparativos em diferentes níveis (municipal, regional e estadual, por exemplo), identificar demandas e desenvolver políticas públicas direcionadas às conclusões tiradas por meio desses levantamentos.

Para obter esses dados sistematicamente, o SISEM-SP desenvolveu uma ferramenta integrada ao Cadastro Estadual de Museus (CEM-SP), de forma que um usuário responsável pelas informações de uma instituição no sistema digital da plataforma ADA possa preencher periodicamente informações de público visitante e de balanços orçamentários. Mais recentemente, o SISEM-SP expandiu a ferramenta, permitindo a inserção de informações sobre públicos virtuais, tema de uma live realizada em seu canal no YouTube.

Inserindo mensalmente dados de público de sua instituição

O SISEM-SP pede que as instituições inscritas (ou seja, que já foram criadas na plataforma ADA, mesmo que não tenham sido cadastradas ainda) atualizem mensalmente seus dados de público visitante.

A elaboração de indicadores de levantamento de públicos pode variar muito de instituição para instituição. Por isso, o SISEM-SP considerou apenas quatro indicadores de públicos presenciais:

• Público total que a instituição recebeu no mês;
• Público escolar proveniente de escolas particulares;
• Público escolar proveniente de escolas públicas municipais;
• Público escolar proveniente de escolas públicas estaduais.

Naturalmente, os museus têm total liberdade para estabelecer quaisquer outros indicadores de públicos presenciais que possam apoiar o desenvolvimento de seu planejamento estratégico.

Com a pandemia do novo coronavírus, em 2020, os museus brasileiros tiveram o desafio de ampliar sua presença digital. Atendendo a uma demanda consolidada por profissionais de museus de todo o Estado, a plataforma ADA passou a receber indicadores de públicos mensais virtuais:

• Facebook: Alcance orgânico, curtidas e total de visualizações de página;
• Instagram: Seguidores, contas alcançadas e total de engajamentos nos últimos 30 dias;
• YouTube: Inscritos e número de visualizações do canal;
• Twitter: Seguidores, número de impressões e engajamento médio;
• Website institucional: Sessões abertas e tempo médio de sessões.

Nem todos os indicadores de públicos virtuais citados se enquadrarão ao cotidiano de todas as instituições. Alguns museus podem ter consolidado sua presença digital no Facebook e não no Twitter, por exemplo. Outras podem fazer uso de redes sociais não mencionadas, como LinkedIn ou Tik-Tok. O importante é que os museus, na medida que coletem dados que possam ser compartilhados com o SISEM-SP, estabeleçam também suas próprias estratégias para continuar marcando presença em ambientes digitais.

Mais do que apenas reunir informações dos museus, o SISEM-SP quer inspirar profissionais e instituições a olharem para seus processos e refletir sobre suas efetividades e eficácias.

Inserindo anualmente balanços orçamentários

Diferentemente do caso dos públicos mensais, o SISEM-SP pede que as instituições inscritas na plataforma ADA atualizem seus balanços orçamentários apenas anualmente, sempre considerando como período-base o ano anterior.

Os indicadores de referência pedidos consideram elementos relacionados às despesas anuais de uma instituição, assim como as receitas obtidas no mesmo período. São eles:

• Despesas com recursos humanos: folha de pagamento do quadro de funcionários;
• Despesas com áreas-meio: materiais de consumo, despesas com contas fixas, despesas com serviços terceirizados de vigilância, limpeza, manutenção predial etc.;
• Despesas com áreas-fim: serviços terceirizados de museologia, divulgação, impressos etc.;
• Investimentos realizados para a melhoria dos serviços e da infraestrutura da instituição: expografia, aquisição de equipamentos, ampliação, modernização ou construção de edificações etc.;
• Receitas provenientes de recursos próprios, como dotações orçamentárias;
• Receitas operacionais: venda de ingressos, suvenires, publicações, cessões de uso de espaço e locações etc.;
• Receitas oriundas de terceiros: doações de pessoas físicas e jurídicas;
• Recursos incentivados de renúncia fiscal.

A coleta e organização inicial dessas informações, de fato, pode ser um desafio para os gestores e dirigentes de museus. Nem sempre os dados são fornecidos de forma objetiva, e muitos contratos firmados por órgãos administrativos são firmados para mais de um equipamento.

No entanto, esse exercício é fundamental para saber de onde vêm os recursos de um museu, como ele é investido em suas atividades e se ele é de fato uma instituição sustentável financeiramente. Além disso, essas informações poderão pautar iniciativas de diversificação de receitas que, antes de uma análise mais objetiva de sua estrutura orçamentária, não se apresentavam objetivamente.

Como usar essas informações em favor dos museus?

A coleta sistemática dos dados de público e de balanços orçamentários permitem que museus:

• Desenvolvam projetos de diversificação de públicos, criando estratégias de engajamento de públicos pouco contemplados por suas atividades cotidianas;
• Estruturem parcerias com outras organizações, de forma a promover o acesso ao patrimônio cultural a públicos não contemplados;
• Planejem, de acordo com a legislação vigente, o desenvolvimento de produtos e otimizem o uso de espaços, servindo como fonte alternativa de recursos;
• Criem estratégias de comunicação institucional para incentivar o apoio de pessoas físicas e jurídicas por meio de doações ou parcerias;
• Analisem o cenário atual do fomento à cultura, identificando editais que poderão ser explorados por meio da submissão de projetos.